বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইলে করা ভুলগুলো

বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইলে করা ভুলগুলো কি এগুলো সম্পর্কে জানতে চাচ্ছেন? তাহলে আজকের আর্টিকেলটি পড়ুন। পৃথিবীর বিভিন্ন ভার্সিটির এডমিশন বা স্কলারশিপ নেয়ার জন্য সবচাইতে দরকার প্রফেসরদের সাথে ইমেইলে করা।

কিন্তু সঠিকভাবে ইমেইল করতে না পারায় প্রফেসরদের রিপ্লাই আসে না। তাই আজকের আর্টিকেলটিতে আমরা জানবো বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইলে করা ভুলগুলো সম্পর্কে। কি ধরনের ভুলগুলো আমরা করে থাকি।

• বিদেশি প্রফেসরদের ইমেল সম্পর্কে কিছু কথা
• বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইল করার প্রথম স্টেপ
• বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইল করার দ্বিতীয় স্টেপ
• ইমেইল করার তৃতীয় স্টেপ
• কমন ইমেইল করতে সাবধান
• সঠিক ভাষার ব্যবহার
• প্রফেশনাল ইমেইলের ব্যবহার
• সময় মেনটেন করে ইমেইল সেন্ড
• বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইলে করা ভুলগুলো সম্পর্কে লেখকের মন্তব্য

বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইল করা সম্পর্কে কিছু কথা আপনাদের সাথে শেয়ার করতে চাই। প্রত্যেক মেধাবী স্টুডেন্ট এর স্বপ্ন যে বিশ্বের শ্রেষ্ঠ ভার্সিটি বা বিশ্ববিদ্যালয় থেকে ডিগ্রী অর্জন করবে। এজন্য তাকে একদম বেসিক থেকে শেষ পর্যন্ত ভালোভাবে পড়াশোনা করতে হয়। আর এই পড়াশোনা করে যখন সে একটা ভালো রেজাল্ট করে তখন সে বিদেশে পড়াশোনা করার জন্য বিশ্বের বিভিন্ন ভার্সিটিতে এপ্লিকেশন করতে চায়। 

এই অ্যাপ্লিকেশন ও স্কলারশীপের জন্য সবার জন্য আগে প্রয়োজন ইমেল করা। ইমেইল না করলে আপনি কিভাবে আপনার স্বপ্নের ভার্সিটিতে ভর্তি হবেন? নিশ্চয় ইমেইল না করা পর্যন্ত আপনি কোন ভার্সিটির সাথে যোগাযোগ করতে পারবেন না। এবং ভর্তি ও হতে পারবেন না। তাই আপনাকে প্রথমত আপনি যে ভার্সিটিতেই এডমিশন বা স্কলারশিপ চান না কেন সেখানে প্রথম স্টেপ হচ্ছে সঠিক ও সুন্দর ভাষায় আপনার পছন্দের বিষয়ের প্রফেসর কে ইমেইল করা। 

আর আপনি যদি সুন্দরভাবে সঠিক ভাষায় আপনার প্রফেসর কে বুঝিয়ে দিতে পারেন আপনার ইমেইল সম্পর্কে তাহলে অবশ্যই আপনি আপনার ইমেইলের রিপ্লাই পাবেন। আর যদি আপনার ইমেইল বিদেশী প্রফেসরদের পছন্দ মত না হয় অর্থাৎ আপনি যদি সঠিক নিয়মে ইমেইল করতে না পারেন তাহলে আপনার ইমেইলে কোন উত্তর পাবেন না। তাই আজ আমরা আপনাদেরকে বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইলে করা ভুলগুলো কি কি সেই বিষয়গুলোই জানাবো।

বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইল করার প্রথম স্টেপ হল তাদেরকে সুন্দরভাবে সম্বোধন করা। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে আমরা যেটা করি আমাদের দেশীয় স্টাইলে আমরা ইমেইলটা লিখে। আমি বাংলাদেশের স্টুডেন্টদের কথাই বলি। আমরা বাংলাদেশে স্টুডেন্টরা আমাদের প্রফেসরদের আমরা ডিয়ার স্যার বা ম্যাম বলে সম্বোধন করি। কিন্তু বিদেশি প্রফেসররা ডিয়ার স্যার এগুলোতে খুব একটা ইন্টারেস্ট না বা পছন্দ করেনা। তারা তাদের নাম উল্লেখ করাকে পছন্দ করে। 

আপনি ডিয়ার স্যার বা ম্যাম এগুলো না বলে ওই প্রফেসরের নাম দিয়ে ইমেইলটি লেখা শুরু করবেন। উদাহরণস্বরূপ আমি আপনাদেরকে বোঝানোর ক্ষেত্রে বলছি হতে পারে ওই প্রফেসরের নাম ডক্টর স্মিথ। আপনি তাকে ইমেইলে ডক্টর স্মিথ বলে ইমেইল লেখা শুরু করবেন। তারা কোন ইমেইল পড়তে গেলে প্রথমে আগে দেখে তাকে সুন্দরভাবে সম্বোধন করা হয়েছে কিনা। আর এটি হচ্ছে প্রথম ভুল।

আপনি যদি প্রথমে এই ভুলটি করেন তাহলে প্রথম ইমপ্রেশনে আপনার ইমেইলটি তারা এভয়েড করে। আর এই প্রথম স্টেপ টা যদি আপনি সুন্দরভাবে উপস্থাপন করতে পারেন তাহলে তারা এতোটুকু বুঝতে পারবে আপনি ইমেইল লিখতে জানেন বা তাদের নিয়ম সম্পর্কে জানেন। তাই অবশ্যই আপনাকে মনে রাখতে হবে বিদেশি প্রফেসরদের কাছে ইমেইল করতে হলে তাদের নাম বা টাইটেল দিয়ে ইমেইল লেখা শুরু করবেন। এতে তারা ইন্টারেস্ট ফিল করবে।

বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইল করার দ্বিতীয় স্টেপ হল আপনার নিজের সম্পর্কে আপনি তাকে জানাবেন। অর্থাৎ আপনার এডুকেশনাল ব্যাকগ্রাউন্ড সম্পর্কে। আপনি কি ধরনের স্কলারশিপ পেয়েছেন আপনার আইলস স্কোর কত। আপনার শিক্ষাগত যোগ্যতা কতটুকু এই সম্পর্কে। আপনি কি বিষয়ে গবেষণা করতে চান বা কি বিষয়ে পিএইচডি করতে চান। কোন বিষয়ে আপনি পড়াশোনা করতে চান এই সমস্ত বিষয়ে আপনাকে ভালোভাবে উপস্থাপন করতে হবে।

ভুলেও আপনি আপনার নিজের জীবনের কাহিনী তুলে ধরবেন। অনেকেই এই ভুলগুলোই করে থাকে। কিন্তু না এগুলো করা যাবে না। নিজের সম্পর্কে বলতে আপনাকে আপনার জীবনের গল্প বোঝাইনি এখানে আপনাকে আপনার এডুকেশনাল এচিভমেন্ট সম্পর্কে তুলে ধরতে হবে। দ্বিতীয় স্টেপে আপনি আপনার এডুকেশনাল কোয়ালিফিকেশন সুন্দর করে উপস্থাপন করবেন।

বিদেশী প্রফেসরদের ইমেইল করার তৃতীয় স্টেপ হল আপনি যে প্রফেসর এর কাছে আপনার অ্যাপ্লিকেশনটি করছেন তার সম্পর্কে আপনি ভালোভাবে জানেন কিনা। অর্থাৎ আপনি যে প্রফেসরকে আপনার সম্পর্কে বলছেন বা আপনি যে বিষয়ে গবেষণা বা পিএইচডি করছেন সে বিষয়ে উক্ত প্রফেসর আসলে গবেষণা করে কিনা। যদি এমনটা হয় যে আপনি যে প্রফেসরের কাছে এপ্লিকেশনটা করছেন আসলে ওই প্রফেসর ওই বিষয়ে গবেষণা করে নাআ

তাহলে আপনার অ্যাপ্লিকেশন দেখে বুঝতে পারবে যে আপনি অন্যান্য জায়গায় থেকে কপি করে নিয়ে তাকে একটা অ্যাপ্লিকেশন করেছেন। এটা আরেকটি মহা ভুল আর এই ভুলটাই আমরা বেশিরভাগ স্টুডেন্টরাই করি। যার কারণে আমাদের ইমেইলের রিপ্লাই আসে না। তাই আপনাকে অবশ্যই আপনি যে প্রফেসরকে ইমেইল পাঠাবেন সেই প্রফেসারের বিষয়ে আপনি ভালোভাবে রিসার্চ করে জেনে নেবেন। 

কারণ আপনি যে বিষয়ে ইন্টারেস্ট আপনি এমন কোন প্রফেসরের কাছে আপনার ইমেইলটি পাঠালেন সে প্রফেসর আপনার সেই বিষয়ে ইন্টারেস্ট না বা ওয়েব প্রফেসর ওই বিষয়ে গবেষণা করে না তাহলে আপনি আপনার ইমেইলের আনসার পাবেন না। তাই আপনাকে ইমেইল করার আগে যে প্রফেসরকে ইমেইল করবেন সেই প্রফেসর সম্পর্কে ভালোভাবে রিসার্চ করে জেনে নিবেন। এবং তার কাছে তার গবেষণা সম্পর্কে প্রশ্ন করলে আপনি আনসার পাবেন।

কমন ইমেইল করতে সাবধান থাকতে হবে। কমন ইমেইল বলতে আপনি একটা ইমেইল লিখে একাধিক প্রফেসর এর কাছে সেন্ট করছেন এটা কি বোঝানো হয়। আপনি যদি কমন ইমেল করেন তাহলে আপনি যে প্রফেসর এর কাছে ইমেইল পাঠাবেন সে অটোমেটিকলি আপনার ইমেইল দেখলে বুঝতে পারবে আপনি তাকে কমন ইমেইল পাঠিয়েছেন। আর এই কমন ইমেইলের ভুলটাই সবচাইতে বেশি করে থাকে। আপনি যদি কমন ইমেল করেন তাহলে আপনার ইমেইলটি আর পড়বে না।

আপনাকে অবশ্যই সঠিক ভাষার ব্যবহার করতে হবে ইমেইলের মধ্যে। আপনি যদি সঠিক ভাষা দিয়ে ইমেইলটি লিখতে না পারেন তাহলে আপনি কোয়ালিফাইড হতে পারবেন না। বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইলে করা ভুলগুলোর এটা আরেকটি বিশেষ ভুল। কারণ আপনার ভাষা যদি আপনি যে প্রফেসরের কাছে আপনার ইমেইলটি পাঠাচ্ছেন সে যদি বুঝতে না পারে তাহলে আপনাকে আপনার ইমেইলের উত্তর দেবেনা।

আপনার ইমেইলের মধ্যে আপনি যে ভাষায় ইমেইল লিখছেন সেটির বানান যাতে সঠিক হয় সেটি খেয়াল করুন। অনেকেই ইমেইল লেখছে কিন্তু ইমেইলের বানানের দিকে খেয়াল করেনা। এটা খুবই গুরুতর ভুল। আপনি যদি বানান সঠিক না লেখেন তাহলে আপনার ইমেইলের ওয়াড মিনিং ঠিক হবে না এতে করে আপনার অ্যাপ্লিকেশন গ্রান্টেড হবে না। তাই বানানের দিকে খেয়াল রাখুন।

আপনি সুন্দর করে সহজ ভাষায় আপনার ইমেইলে আপনার নির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কে ফুটিয়ে তুলবেন যাতে আপনার ইমেইলের উত্তর দিতে ইচ্ছুক হয়। আপনার ইমেইলের মধ্যে কোন কঠিন ভাষা ব্যবহার করবেন না বা অপ্রাসঙ্গিক কথা তুলে ধরবেন না। আপনার যেটা জানার সেটা প্রফেসরকে সরাসরি সুন্দরভাবে জিজ্ঞেস করবেন। এতে করে আপনি কি বিষয় জানতে চাচ্ছেন বা কি বলতে চাচ্ছেন এটি সহজে প্রফেসর বুঝতে পারবে এবং আপনার ইমেইলের আনসার করতে ইচ্ছুক হবে।

প্রফেশনাল ইমেইলের ব্যবহার করতে হবে আপনাকে। আপনি যদি আপনার ইমেইলকে প্রফেশনাল ভাবে তৈরি না করেন তাহলে আজই তৈরি করুন। কারণ আপনি যখন বিদেশী কোন প্রফেসর এর কাছে আপনার ইমেল পাঠাবেন তখন আপনার ইমেইলটা কতটা প্রফেশনাল এটাও তারা খেয়াল করে। অনেকে আছে বিভিন্ন নামে আন প্রফেশনাল ইমেইল আইডি খুলে।

তারপর সেখান থেকে ইমেইল পাঠায়। এটি বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইলে করা ভুলগুলোর মধ্যে অন্যতম আরেকটি ভুল। এই ভুল একদ্ম করা যাবে না। আর এই ইমেইল যদি ওই প্রফেসরের চোখে পড়ে তাহলে সে প্রথম দেখাতে ওই ইমেইলটিকে ইগনোর করে। তাই আপনি যদি প্রফেশনাল ইমেইলের মাধ্যমে আপনার অ্যাপ্লিকেশনটি না পাঠান।

তাহলে আপনি তাদের কাছ থেকে ইমেইলের এনসার পাবেন না। তাই আলতু ফালতু ইমেইল আইডি না খুলে আপনার নিজ নামে একটা প্রফেশনাল হিমেল তৈরি করুন। তারপর সেই ইমেইল থেকে সঠিকভাবে সুন্দর ভাষায় এবং নিয়ম মেনে বিদেশী প্রফেসরদের কাছে অ্যাপ্লিকেশন করুন।প্রফেশনাল ইমেইলের মাধ্যমে আপনার স্মার্টনেসটা ফুটে ওঠে।

সময় মেনটেন করে আপনাকে ইমেল সেন্ড করতে হবে। আপনি যে দেশের প্রফেসরকে ইমেইল পাঠাচ্ছেন আপনাকে আগে সেই দেশের সময় সম্পর্কে জানতে হবে। তারপর আপনাকে সেই সময় অনুযায়ী অর্থাৎ আপনি যে দেশের প্রফেসরকে ইমেইল পাঠাচ্ছেন সে দেশের কখনো অফিস টাইম এবং কোন সময় ছুটির সময় এগুলো সব কিছু নিশ্চিত হয়ে আপনি আপনার ইমেইল পাঠাবেন। 

আপনি যদি এই সমস্ত বিষয়ে না জানেন তাহলে আপনি ইমেইল পাঠালে রিপ্লাই পাবেন না। এটি বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইলে করা ভুলগুলোর মধ্যে আরেকটি বিশেষ ভুল।কারণ আপনি হয়তো ইমেইল করলেন যখন ওই দেশে রাত আর আপনার দেশে দিন। অথবা আপনি এমন সময় বিদেশে প্রফেসরকে ইমেইল পাঠালেন ঐদিন প্রফেসরের ছুটির দিন। এমন হলে আপনার ইমেইল কে দেখতে পারবে না বা আপনার ইমেইলটি তার সামনে আসবে না অনেক পরে চলে যাবে আপনার ইমেইলটি। তাই তার অফিস টাইমে আপনি ইমেইল সেন্ড করবেন এতে করে সে যখন ইমেইলটি চেক করবে সরাসরি আপনার ইমেইলটি তার চোখে পড়বে এবং আপনার ইমেইলটি যদি তার কাছে ইন্টারেস্টেড মনে হয় বা আপনাকে যোগ্য মনে হয় তাহলে অবশ্যই আপনাকে আপনার ইমেইলে রিপ্লে দিবে। 

আবার আর একটা জিনিস আপনাকে মনে রাখতে হবে এমন হতে পারে যে আপনার রিপ্লাইটি দেখেছে কিন্তু তার রিপ্লে দেওয়ার কথা মনে নাই এক্ষেত্রে আপনি তাকে পুনরায় আপনার ইমেইল সম্পর্কে জানতে চাইবেন। যে আপনার ইমেইলটি তারা চেক করেছে কিনা। এতে করে আপনি যদি তাদের পছন্দের তালিকায় থাকেন আর সেটা যদি তাদের দিতে লেট হয় বা মনে না থাকে তাহলে আপনি সাথে সাথে তাদের রিপ্লে পাবেন।

প্রিয় পাঠক আজকে আমি আপনাদেরকে বিদেশি প্রফেসরদের ইমেইল করতে গেলে যে ভুলগুলো আমরা সচরাচর করে থাকি যার কারনে আমরা রিপ্লাই পাই না। সেই ভুল বিষয়গুলো আপনাদের কাছে স্পষ্ট আকারে উল্লেখ করেছি। এতে করে আশা করছি আপনারা বুঝতে পেরেছেন কিভাবে একজন প্রফেসরের কাছে প্রফেশনাল ভাবে ইমেইল লিখতে হয়। আশা করছি আপনি আমার এই আর্টিকেলটি পড়ার মাধ্যমে সঠিক ও নির্ভুলভাবে ইমেইল লিখতে পারবেন। আজকে এই পর্যন্তই। এতক্ষন আমার সাথে থাকার জন্য ধন্যবাদ।